Finanzas Saludables

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Andrea Avalos • Periodista • produccion@torrefuertecr.com

Una de las claves para mantener un negocio exitoso, es el manejo adecuado de las finanzas de la empresa.
Realizar un buen presupuesto, medir el consumo, minimizar cajas chicas, manejar planillas y entender el tipo de negocio que se tiene, son elementos esenciales, para mantener unas finanzas saludables en cualquier negocio, especialmente en el sector de alimentos y bebidas.

“El presupuesto es el tema más serio. ¿Por qué? Porque no todos los restaurantes, casi ningún restaurante, tiene un presupuesto establecido”, comentó Guillermo Vargas, Director de Proyectos para Tax Adviser.

Un buen presupuesto posee dos variables:

  • El presupuesto operativo y el presupuesto CAPEX. El presupuesto operativo, debe ser a 1 año, e incluye los ingresos y gastos que el negocio posee.
  • El presupuesto CAPEX, es un presupuesto a mediano plazo, el cual, muchos negocios, no se preocupan por hacer con frecuencia.

“Normalmente, los presupuesto de CAPEX son importantes, porque estos son los que van a sustituir maquinaria, muebles y equipo dentro de un negocio” explicó Vargas.

Un equipo que ya tiene más de 10 años, gasta más electricidad y es menos eficiente. Al reemplazar el equipo, se aumenta la productividad, especialmente en consumo masivo, disminuye los gastos de mantenimiento y al tener mejor rendimiento, el restaurante es más eficiente.

El presupuesto operativo, indica hacia donde van las finanzas del negocio.

Hay que conocer cuales son las variables del negocio, así, como conocer los gastos ligados a la productividad y las ventas que se poseen.

“Al conocer cuales son las variables o ventas que tengo, puedo asignar recursos de una forma comparable a los recursos que estoy generando.

Hay técnicas de cálculo de producción y cálculo de consumo de materias primas, que se pueden utilizar”, Indicó Guillermo Vargas.

Se debe hacer un estudio económico, para lograr entender el negocio, a nivel operativo, y de esta manera incrementar su productividad. Muchas veces, esto significa sacrificar el tema del servicio y maximizar los recursos del negocio. Por ejemplo, entender si todos los salones de un restaurantes están siendo utilizados efectivamente, o si sería más productivo usar menos salones durante los días bajos, para reducir costos. Otro tema que Vargas considera importante, es no consumir más de lo que se tiene. Para lograr medir este consumo, se deben cotizar las compras y los bienes que se adquieren.

“El departamento de compras, no puede ser solamente un tramitador de pedidos, tiene que ser un departamento, que genere inteligencia de negocios para comercializar con proveedores, distintas alternativas, y lograr acuerdos en un plazo mayor a un solo pedido”, recomendó el experto.

Hay compras, que se pueden lograr, a 5 ó 6 meses con un precio estable.

Los funcionarios, deben convertirse en centros de inteligencia, que generen información valiosa, para lograr bajar costos y gastos del negocio.

Conocer el negocio y el mercado meta, es uno de los elementos que más problemas presenta el sector actualmente.

El éxito reside en entender qué tipo de establecimiento se posee.

“La gente no aprecia el tipo de restaurante que tiene y piensan en compararse. No se puede comparar un buen restaurante, con un restaurante casual que pasa lleno”, indicó Guillermo Vargas.

Se debe encontrar cual es el mercado, así como el objetivo meta en tiempo de comida. Un restaurante, necesita analizar, si su negocio funcionará mejor abriendo solo para la cena o si debe abrir durante el almuerzo y la cena. Al abrir solo en la cena, los gastos de operación, como planillas, luz o agua, se reducen hasta en un 50%.

Es importante, analizar cual estrategia va a generar mayores ganancias con los costos más bajos. La competencia tan agresiva que se está viviendo, obliga a los restaurantes a mejorar sus estrategias y volverse más creativos. Para satisfacer almercado meta, se deben crear platillos al gusto de los clientes, pero que también generen rentabilidad para el negocio.

 “En la desesperación de querer vender, se ingresan promociones muy agresivas que pueden lesionar el restaurante. Se logra traer un tránsito mayor de clientes y generar más ingresos, pero estas promociones, no siempre aplican al perfil de clientes del establecimiento”, señaló el Director.

Es importante, perfilar al cliente para no crear un desgaste en el restaurante con ventas ficticias. En establecimientos con clientes de alto perfil, es mejor optar por ofrecerles una copa de vino o un postre adicional.

Otro elemento, que se debe tener bajo control, para asegurar que las finanzas de una empresa van por buen camino, es manejar los gastos personales. Los dueños deben educarse para mantener un presupuesto personal. Esto implica, no solo tener un salario fijo, sino, manejar el consumo dentro del establecimiento.

“En las malas prácticas que hemos visto, los dueños tal vez tienen un ingreso económico fijo (salario). Sin embargo, muchas veces, los dueños de restaurantes, comen en sus restaurantes, toman bebidas, vinos o invitan a su familia y eso no se cuantifica”, dijo Vargas. Al no separar estos gastos, se pierde la noción de los mismos. Estos se van al costo de las materias primas por día, las cuales tienden a tener costos altos, cuando los dueños consumen en el restaurante. Se debe presupuestar cuál es su salario, y cuáles son sus gastos para consumir en el establecimiento. De esta forma, se puede lograr un consumo adecuado. “El consejo es, que usted debe separar sus finanzas y separar sus presupuestos, para poder entender muy bien cuáles son personales y cuales son empresariales. Es importantísimo, tener un presupuesto para que el dueño tenga una base, sobre lo que desea consumir”, recomendó Vargas. Para realizar un análisis de los costos de un negocio, Vargas sugirió realizar una ingeniería del menú, lo que ayudará a ver los costos y conocer los gustos del cliente. “Es una buena táctica, porque cuando se hacen las ingenierías del menú, se comienza a entender cuáles son sus oportunidades de negocio. Ahí se analiza, si casi no vendo postres, entonces tengo que vender más postres. Ya con esa técnica, se analizan los costos, los gastos, las expectativas de venta y los gustos del cliente”, comentó Guillermo Vargas. Hay empresas que no realizan una autoevaluación desde hace tres años. Esto, afecta el funcionamiento adecuado de los presupuestos, debido a la variabilidad que ocurre. El Director de Proyectos para Tax Adviser, explicó que hay restaurantes que se esmeran por tener un buen servicio al cliente, lograr una decoración agradable y que posea un ambiente adecuado. Sin embargo, si a lo interno no se encuentra bien, empieza a fallar en áreas que no se deberían fallar. “Al no generar suficientes ingresos, me atraso en el pago del proveedor, al no poder pagarle, no tengo materia prima y debo salir al supermercado a comprar el producto. En el supermercado, el producto es más caro y no tiene la misma calidad que la del proveedor. Se falla en la parte económica, pero también a nivel de imagen, porque el producto que antes gustaba mucho, ya no es igual”, explicó Guillermo Vargas. El producto debe mantener una calidad alta, para que sea de agrado al cliente. Para lograr esto, es importante realizar una evaluación del proceso desde el inicio, y no descuidar detalles como la materia prima. Muchas veces, esa materia, se va degradando al tenerla almacenada por un período largo, haciendo que su calidad baje. “Una cadena productiva adecuada, debe asegurar que el producto llegue al restaurante en buenas condiciones, para que el cocinero lo reciba y lo apruebe. De esta manera, llegará al cliente con la mayor calidad”, señaló Guillermo Vargas.

Controle sus finanzas

Para lograr mantener buenas finanzas, se debe tener un control sobre las diversas áreas del restaurante que puedan generar más gastos de los que se deberían. Una de estas áreas, son las cajas chicas.

Estas cajas chicas, pueden generar gastos sin control en un establecimiento,debido a que se hacen compras que no siempre son justificadas.

Estas cajas, son fáciles de utilizar y tienen el efectivo ahí mismo, por lo que muchas veces, se realizan pagos fuera del presupuesto o a un precio más alto.

“Las cajas chicas son puertas abiertas para que se hagan compras sin control, porque normalmente, las cajas chicas se delegan a funcionarios que no comandan compras. Sino que por resolver, hacen sus compras
y gastos sin mayor medida”, indicó el Director.

Una solución, es tener una caja chica, con una cantidad pequeña de dinero y minimizar las ansias de comprar. Una caja chica, no debe manejar altos volúmenes de dinero, porque son muy susceptibles a que sean fáciles de robar.

Se deben tener medidas de seguridad para estas cajas, y los funcionarios que tienen acceso a la misma. Las compras se deben realizar con documentos formales, pues al tener documentos informales, se tiende a dudar si esas compras son reales. Al tener una caja chica pequeña, se cierra una llave, que puede ser muy dañina para el negocio. Un elemento, que también debe ser planificado en un negocio, son las planillas. En repetidas ocasiones, los dueños no poseen presupuestos para cada ocupación. Como consecuencia, se pagan salarios sin saber cuales son las funciones del empleado. “Las funciones, de cada puesto, también influyen negativamente en la economía del negocio. Si usted le tiene establecidos los roles a cada una de las personas, pero no tiene establecido cuales son sus funciones y cómo debería realizarlas, puede traer un impacto económico negativo al negocio”, comentó Vargas.

Se debe explicar a los empleados, como realizar sus funciones de manera efectiva y cómo se utilizan los insumos del establecimiento. Al utilizar más producto del que se debe, se desgasta el negocio. Un cocinero que no sabe preparar bien los alimentos, en vez de utilizar 250 gramos de pescado, utiliza 300 gramos. Estos gramos extra, que se podrían utilizar para otra receta, terminan siendo una pérdida para el negocio.

Es importante tomar en cuenta y analizar cada uno de estos elementos, para lograr que las finanzas, cumplan con las metas establecidas, y así tener un negocio próspero y exitoso.

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